Human resources

Human resources dan General affairs 

Excell
Saat itu ada pemisahan pembagian klien diperusahaan yang menyebabkan situasi rada panas. Saya kebetulan memilih kantor yang dekat dengan rumah saya. Jabatan waktu itu masih Supervisor, belum ada sebulan, jabatan naik menjadi Account Manager. Saya dituntut untuk mengelola klien berikut dengan penagihan.

Nah, bagian ini yang paling sulit karena saya sama sekali tidak tahu excel. But the show must go on! Secepat kilat saya belajar memakai excel dengan bantuan internet dan mempelajari file tagihan sebelumnya.

Berhasil? Tidak! Banyak salahnya ketika mengajukan penagihan ke klien. Mulai dari potongan jamsostek, pajak, lembur, insentif, dsb yang mesti direvisi. Excel itu adalah aplikasi mengolah angka dan otomatis menghitung sendiri dengan memasukkan rumus. Saya malah pakai kalkulator trus diketik manual. sekitar 3 bulan belajar otodidak, lumayan bisa menggunakan excel dan memahami rumus rumus yang diperlukan dalam dunia HRD dan GA. Rumus vlookup, pivot table, dsb.

Klien kami bertambah banyak dan berbeda juga format penagihannya. Ada yang non PPN ada yang tidak. Ada yang pajak karyawan ditunjang dan ada yang tidak. Belum lagi dengan BPJS. Ada yang pakai dan ada yang tidak. Jadi lumayan agak ribet pengerjaan invoice dan software payroll tidak dipakai sama sekali.

Recruitment

Klien kami sering meminta pemenuhan karyawan. Mulai dari penggantian, penambahan dan tenaga back up. Untuk penggantian susah susah gampang mencarinya. Namun dengan mengandalkan link dari teman, klien, dan perusahaan headhunter, permintaan akan rekrutmen terbilang mudah. Yang agak sulit adalah untuk tenaga back up, karena durasi kerja paling lama 1 minggu. Diakali dengan bayaran harian yang diatas rata2. Mis. Saat itu ump 2.500.000, maka dibagi saja 2.500.000 dengan 24 untuk non shift dan dibagi 30 untuk shift. Non shift dihargai 125.000 dari 104.000 dan ditambah dengan biaya parkir jika ada. Lalu untuk yang shift, dihargai 100.000 ditambah dengan biaya parkir jika ada. Biasanya mereka akan mau namun ada lagi permasalahannya, yaitu kita harus memonitor kerja mereka, mulai dari kedatangan dan pulang serta kinerjanya. Sebelumnya sudah dibekali dengan pekerjaan yang akan dikerjakan dan kisi kisi untuk pekerjaan tersebut.

Pernah saya memposting lowongan pekerjaan di salah satu media cetak untuk lowongan driver. Sungguh sangat tidak diduga, operasional kantor jam 08.30. Tetapi pelamar sudah datang jam 6 pagi dan jumlah pelamar sekitar 200an kalo saya tidak salah ingat. Bagaimana caranya meng interview orang sebanyak itu? Saya memanggil 5 orang sekaligus untuk diwawancarai dengan pertanyaan seputar kendaraan, mobil apa saja yang pernah dipakai, kerja dimana sebelumnya, paling jauh naik mobil kemana, dsb.

Pengalaman unik ketika ada big boss yang meminta driver kepada kami. Saat itu kami mempunyai data base driver yang diinginkan. Kami kirim data mereka kepada big boss, namun tak satupun yang diterima. Ada 1 orang driver yang juga sesuai dengan kriteria big boss. akan tetapi, ybs ditato wajahnya. Waduh! Tetapi saya kirim saja datanya, dan tanpa disangka, dia diterima karena big boss mempunyai pikiran tersendiri dan belum genap 4 bulan, ybs diangkat menjadi admin driver di kantornya. Tugasnya hanya check kendaraan, bon bensin, tol, parkir, dan pajak kendaraan.

Pada awalnya kami menggunakan alat test Psikologi, namun seiring sejalan terkadang tidak dipakai karena banyaknya permintaan karyawan. Untuk yang memakai alat test biasanya untuk level manager, supervisor dan staff untuk BCA. Tetapi untuk posisi staff cukup dengan interview dan ujian tertulis sesuai dengan posisi dari klien. Khusus untuk BCA, kami menyewa aula kampus atau diklat agar dapat menampung pelamar dan juga menyewa tenaga psikolog untuk referensi.

Klien kami cukup banyak. Bahkan sering pula melakukan interview diluar kota dengan dipersiapkan terlebih dahulu dari Jakarta. Setelah ada pelamar, saya berangkat ke daerah yang dituju. Agak lumayan sulit karena jarak yang jauh. Kami menggunakan jasa head hunter atau memberi info kepada staff disana.

Klien kami kebanyakan dari property dan ada juga dari perusahaan minyak dan gas namun ada juga yang berbeda, yaitu jasa penyediaan tanaman dan bunga untuk Pertamina.

Saya waktu itu  bisa dihitung dengan jari tinggal di Jakarta karena harus melakukan dinas luar. Selain interview juga melakukan monitor dan memberikan motivasi kepada karyawan disana.

Semua klien memuji kami dengan cepatnya pemenuhan permintaan karyawan baru dan penyediaan seragam, namun di awal tahun 2016,  perusahaan kami mengalami kebangkrutan.

PHK

Situasi seperti ini yang kebanyakan orang HRD menghindari. Akan tetapi, saya tidak bisa lari. Waktu itu ada klien yang meminta pergantian karyawan secara besar2an menurut hasil penilaian kinerja dan kebanyakan diluar kota seperti di Cilegon, Sukabumi, Cianjur, Karawang, Cikarang, Serang, Madiun, Kudus, dan beberapa titik di Jakarta.

Bayangkan memPHK orang sedemikian banyak dan kebanyakan daerah industri yang notabene terlindungi UU. Namun dengan berbekal hasil penilaian dan juga hubungan yang terjalin selama ini, saya bisa memberhentikan mereka. Kebanyakan saya memberitahu kabar kurang baik ini di rumah mereka karena jadwal mereka ada yang off dan ada yang shift 3. Namun sekali lagi dengan negosiasi dan cara penyampaian yang baik, mereka menerima.

Tetapi ada juga yang tidak terima dan mengancam aneh2. Saya hadapi semua dengan legowo. Bahkan 2x saya mau dibunuh. Kejadian itu di Cikarang. Karyawan kami itu memang tidak perform kinerjanya dan bisa dikatakan preman. Posisi ybs adalah teknisi. Dia bisa masuk karena ada bos preman di Cikarang yang minta jatah posisi, maka masuklah dia. Hampir 7 tahun dia bekerja, namun ya tidak ada peningkatan. Saat itu, perusahaan tempat dia bekerja ada mutasi Direksi dan Direksi meminta untuk perampingan. Pernah juga kami memperkerjakan tentara aktif.

Kita semua tahu kalau tentara itu galak dan tegas bahkan suka berbuat semaunya di lingkungan sipil. Saya mempunyai kiat untuk menghadapi situasi seperti itu, yaitu saya pegang komandannya. Waktu itu ada 4 kompi dan tiap kompi membawahi sekitar 50 s.d 70 tentara dan tiap kompi ada komandan kompi. Para komamdan kompi itulah yang saya pegang dengan memberikan uang tambahan diluar gaji dan berbagai macam privilege. Mereka kami minta untuk mengatur anak buahnya mulai dari absensi, prilaku, dan kinerja dan dikirim kepada kami untuk bahan cross check penghitungan lembur dan uang makan.

Pada saat hari raya, kami wajib memberikan uang kehadiran sesuai dengan level secara langsung. Jadi bagi yang tidak hadir, tidak dapat uang kehadiran.

Payroll

Selain dinas luar kota yang sangat menyita waktu, kami selama 1 minggu penuh bekerja keras untuk penghitungan gaji atau payroll. Semua data yang dibutuhkan, mulai dari absensi, SPL, surat ijin, surat cuti, dsb sudah harus dilaporkan via soft copy maupun hard copy. Selain itu, kami juga mengelola koperasi. Disitu terdapat potongan koperasi, yaitu simpanan pokok bagi yang belum melewati masa 3bulan, simpanan wajib bagi yang sudah melewati masa 3 bulan, dan simpanan sukarela. Simpanan sukarela dimaksudkan untuk keperluan karyawan juga. Seperti menabung. Untuk pinjaman koperasi, ada 3 kategori yaitu pinjaman darurat, pinjaman khusus dan pinjaman konsumtif. Pinjaman darurat lebih dititik beratkan kepada rumah sakit. Pinjaman khusus digunakan untuk biaya pendidikan, renovasi, menikah, sunatan, dll. Pinjaman konsumtif untuk pembelian motor, hp, laptop, dan barang2 konsumtif lainnya. Untuk bunga dibuat progresif dan yang paling tinggi bunganya adalah pinjaman konsumtif. Ketentuan untuk pinjaman ada tata caranya. Yaitu, mengisi form peminjaman setelah itu akan di analisa dan akan ditentukan berapa besarnya pinjaman dilihat dari masa kontrak, besar gaji, dan juga potongan pinjaman tidak lebih besar dari 35% gaji. Koperasi juga menyediakan sembako dan kebutuhan rumah tangga yang dikirimkan secara berkala ke kantor koperasi.

Setelah perhitungan payroll selesai, tibalah untuk transfer ke rekening masing2 karyawan. Bagi yang belum mempunyai rekening atau tidak mau menggunakan rekening, diwajibkan untuk menulis form pernyataan yang ada di kantor. Maksud dari pada ini adalah perusahaan tidak bertanggung jawab atas kehilangan uang dan atau dipakai oleh pemilik rekening bukan a.n karyawan.

BERSAMBUNG